Rédaction des PV de CSE par un prestataire : qui doit payer ?

On 5 septembre 2024

Rédaction des PV de CSE par un prestataire : qui doit payer ? Une fois la décision prise d’externaliser la rédaction des PV de CSE, la question se pose inévitablement. En effet, le budget des CSE n’est pas extensible. Il importe donc d’explorer toutes les solutions possibles pour financer la prestation. Forts de près de deux décennies d’expérience auprès des CSE, nous passons en revue pour vous les différents cas de figure. Un article mis à jour des dernières actualités en septembre 2024.

Cas n°1 : le CSE prend en charge intégralement la prestation

C’est la solution par défaut prévue par le Code du travail. En effet, le législateur considère que le CSE souhaitant faire appel à un prestataire extérieur doit le payer lui-même. Le budget de fonctionnement est alors sollicité. Cette solution confère aux élus un contrôle absolu sur les PV : le CSE est seul signataire du contrat, il est donc le seul donneur d’ordre, et le rédacteur devra suivre ses consignes, notamment en termes d’informations à retranscrire ou de délai de production. Il est tout de même à noter que cela n’empêchera pas l’employeur de suggérer d’éventuelles modifications à la suite de la transmission du procès-verbal par la société de rédaction. En effet, la Direction et les membres du comité doivent se mettre d’accord sur le contenu du document afin de l’approuver et de le diffuser auprès des salariés.

Cette prestation peut représenter un cout conséquent, notamment pour les petits CSE, dont les moyens sont parfois limités. Dans un souci de maitriser vos couts le plus possible, il est judicieux de faire appel à un prestataire qui pourra mettre à votre service un rédacteur proche de vous pour assister à vos réunions. Certaines sociétés vous proposent également des solutions économiques en vous offrant de rédiger vos procès-verbaux à partir de l’enregistrement de la séance. Le format du compte rendu peut également avoir son importance, car une synthèse des débats coûtera forcément moins cher qu’une retranscription détaillée, en plus de pouvoir être produite dans un délai plus court.

Dans tous les cas, une solution économique ne signifie pas que la qualité de votre PV sera moindre. Il faut également se rappeler que la rédaction du compte rendu du CSE par une société extérieure comprend de nombreux avantages, notamment un gain de temps parfois considérable pour les membres du comité, qui doivent assurer de nombreuses missions auprès du personnel. Afin de maîtriser au mieux votre budget, et de vous assurer de choisir le prestataire qui vous convienne, nous vous conseillons de solliciter au moins deux devis auprès de deux prestataires différents : jugez par vous-mêmes lequel est le plus intéressant !

Cas n°2 : la Direction prend en charge la rédaction des PV de CSE

Le Code du travail prévoit que, si l’initiative de faire appel à un prestataire émane de la Direction, c’est à elle de régler la prestation. Cette solution est très profitable pour les finances du CSE ! Soyez toutefois vigilants sur les conditions de déroulement de la prestation. En effet, la Direction peut alors être tentée de prendre le contrôle des PV de CSE. Elle peut par exemple demander à les recevoir avant les élus. Assurez-vous du respect des prérogatives du Secrétaire ! En effet, d’après l’article R.2315-25 du Code du travail, la rédaction du procès-verbal du CSE incombe au Secrétaire du comité. En principe, la Direction a besoin de l’accord préalable de l’instance pour rédiger elle-même les procès-verbaux. Toutefois, là encore, il est important de rappeler que le procès-verbal ne pourra pas être diffusé auprès du personnel sans avoir fait l’objet d’une approbation en séance. Ainsi, même si le PV est rédigé selon les consignes de la Direction, les élus pourront également demander des modifications s’ils l’estiment nécessaire.

Cas n°3 : le CSE et la Direction se répartissent les coûts

Si le dialogue social au sein de votre entreprise le permet, vous pouvez tout à fait proposer à votre direction une prise en charge conjointe de la rédaction des PV de CSE. Cette solution vous permet de garantir votre contrôle sur la prestation, tout en réduisant son coût pour le CSE. En outre, si la Direction et les élus sont en accord dès le départ, ils auront plus de chances de parvenir à un accord sur le contenu finalisé du procès-verbal, qui sera donc plus susceptible d’être approuvé et diffusé. Ils pourront également s’entendre pour fournir davantage d’informations au prestataire, comme les éventuelles déclarations lues en séance ou les supports de présentation. Ces documents complémentaires faciliteront l’établissement du procès-verbal par le rédacteur.

Dans le cadre d’une prise en charge conjointe, de nombreuses modalités peuvent être envisagées, comme la prise en charge à 50/50, ou encore le paiement des réunions ordinaires par une partie et des extraordinaires par l’autre… Les prestataires de rédaction de procès-verbaux d’IRP, comme Compte-Rendu.fr peuvent vous proposer différentes formules pour réaliser vos retranscriptions. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une offre adaptée !