Rédaction de PV de CSE par un prestataire : quel fonctionnement choisir ?

On 26 juillet 2024

Rédaction de PV de CSE par un prestataire : quel fonctionnement choisir ? Ça y est, vous vous êtes décidé, vous aller déléguer la rédaction de vos procès-verbaux de CSE à un prestataire ! Vous devez néanmoins choisir un fonctionnement pour cette prestation. Souhaitez-vous qu’un rédacteur assiste à votre réunion en direct ? En présentiel, en distanciel ? Préférez-vous lui confier les audios de vos réunions de CSE ?

Dans cet article, Compte-rendu.fr vous fournit toutes les clés nécessaires pour vous aider à faire votre choix.

FONCTIONNEMENT N°1: INVITER UN RÉDACTEUR EN PRÉSENTIEL À VOTRE RÉUNION

Une première solution consiste à inviter le rédacteur à assister à votre réunion en présentiel. Cette solution est très pratique, car elle vous permet d’échanger directement avec le rédacteur. Ainsi, vous pouvez lui préciser vos consignes, et éventuellement lui adresser des demandes particulières, tout en vous assurant qu’elles sont bien comprises.

De son côté, le rédacteur sera plus facilement en mesure de répondre à vos consignes. Par exemple, si vous lui demandez un PV nominatif, le fait d’être sur place lui permettra d’établir un plan de table. Il sera alors certain de ne pas confondre les interlocuteurs. S’il n’a pas compris un élément de la réunion, il pourra directement vous solliciter pour une vérification, ce qui lui évitera ainsi une confusion. De plus, le fait d’être présent à la réunion du CSE lui permettra de mieux sentir l’ambiance générale de la réunion, et ainsi de mieux la retranscrire. Il s’agit d’un avantage précieux, surtout en cas de dialogue social dégradé. En effet, dans ces situations, certains secrétaires de CSE souhaitent que les PV fassent transparaitre les tensions entre les élus et la Direction.

Cette solution présente également un important avantage si vous ne souhaitez pas enregistrer votre réunion. En effet, nos rédacteurs sont tout à fait capables de rédiger des PV de CSE de qualité sans avoir recours à un support audio !

Si vous craignez que votre prestataire ne puisse pas vous envoyer de rédacteur là où se trouve votre entreprise, rassurez-vous ! Certaines agences, dont Compte-rendu.fr, emploient des rédacteurs dans de nombreuses villes de France métropolitaine pour vous permettre un service optimal. Si toutefois vous ne pouviez pas faire venir un rédacteur, la visioconférence peut être une solution !

FONCTIONNEMENT N°2: LE RÉDACTEUR ASSISTE À VOTRE RÉUNION EN VISIOCONFÉRENCE

Pour une meilleure flexibilité, votre rédacteur peut assister à vos réunions en visioconférence. De nombreux CSE recourent à cette solution, surtout lorsqu’eux-mêmes se réunissent en distanciel. Cette solution présente de nombreux avantages similaires au présentiel. Vous gardez notamment un contact direct avec le rédacteur pendant la réunion. Ce dernier pourra également facilement identifier les intervenants, surtout si chacun participe à la réunion à distance, derrière son propre ordinateur.

Une autre solution consiste à organiser la réunion en présentiel, et à inviter le rédacteur à y participer à distance. Il s’agit d’un bon compromis si aucun rédacteur n’est basé à proximité de votre entreprise. Toutefois, il convient d’être vigilant à quelques problématiques qui peuvent rendre la tâche de votre prestataire difficile. Tout d’abord, veillez à ce que la qualité de votre micro soit correcte, afin que le rédacteur puisse bien entendre tout ce qui se dit. Il est possible que les participants les plus éloignés du micro doivent parler plus fort pour se faire comprendre. En outre, si vous demandez un PV de CSE nominatif, il est judicieux de donner son nom avant d’intervenir, ou de distribuer la parole. Ce conseil s’applique tout particulièrement lorsqu’aucune caméra ne permet au rédacteur de voir les membres présents.

FONCTIONNEMENT N°3: CONFIEZ LES ENREGISTREMENTS DE VOS RÉUNIONS À VOTRE PRESTATAIRE

Vous pouvez aussi enregistrer vous-mêmes vos réunions et nous confier vos audios. Nous rédigerons ensuite vos procès-verbaux à partir de ces audios. Cette option permet une certaine flexibilité, en plus d’être très avantageuse en termes de rapport qualité-prix. En effet, il s’agit probablement de la solution la plus adaptée pour les CSE qui ne disposent pas d’un budget de fonctionnement très élevé.

Il est à noter que si vous n’en disposez pas, l’agence Compte-rendu.fr peut vous fournir un enregistreur gratuitement ! Vous serez donc en mesure de réaliser des enregistrements de qualité, qui vous garantiront une retranscription optimale. Une fois votre séance terminée et enregistrée, il vous suffira de déposer votre fichier audio sur notre plateforme sécurisée. Vous retrouverez ensuite votre procès-verbal dans votre boite mail, dans les délais convenus avec le prestataire.

Il convient toutefois de faire attention à certains détails pour obtenir un enregistrement de qualité optimale. Il est ainsi judicieux de placer le micro au milieu de la salle, d’éviter les brouhahas, ou encore d’identifier clairement les intervenants pendant la réunion. Retrouvez ici plus de conseils pour l’enregistrement de vos réunions !

DEMANDEZ-NOUS UN DEVIS POUR COMPARER LES DIFFÉRENTES OPTIONS

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations, contactez-nous ! Nos commerciaux vous accompagneront pour choisir le fonctionnement qui vous convient. Nous nous adapterons sans problème à vos demandes les plus spécifiques, pour vous fournir des PV de CSE sur mesure. N’hésitez donc pas à nous demander un devis !