Les réunions du Comité économique et social doivent toujours faire l’objet d’un compte rendu de réunion CSE en bonne et due forme. Que le procès-verbal soit destiné à être publié ou non, sa conception et sa présentation doivent être soignées afin que le contenu puisse être facilement lu et compris par tous, y compris et surtout par des personnes qui n’ont pas assisté à la réunion. Par ailleurs, il doit être approuvé par le comité s’il doit être diffusé.
L’importance d’un bon compte rendu de réunion
Le CSE se réunit régulièrement pour discuter des différentes questions et problématiques relevant de son domaine (organisation technique, économique et juridique de l’entreprise, santé, conditions de travail, etc.) ou partager des informations diverses. Ces séances font l’objet d’un PV qui, après approbation, est ensuite affiché en interne ou en externe auprès des divers partenaires de l’entreprise.
Selon l’article D 2315-26 du Code du travail, le compte rendu de réunion CSE doit contenir un résumé, éventuellement détaillé, des décisions prises par le comité et l’employeur au cours de la séance. Cependant, le CSE et l’employeur peuvent décider de la méthode de présentation du PV, en fonction de leurs besoins. Il n’existe aucune obligation juridique en matière de format des comptes rendus. En effet, le procès-verbal peut consister en une simple synthèse des échanges ayant eu lieu pendant la réunion, mais si nécessaire, les débats peuvent être consignés de façon beaucoup plus exhaustive, en particulier lorsque des points sensibles sont abordés pendant la séance. Quoi qu’il en soit, le rapport inclura un condensé des discussions et des décisions prises lors de la réunion. Les éventuelles délibérations et déclarations lues en séance doivent toutefois y figurer en intégralité. La qualité de la rédaction de ce PV en simplifiera la compréhension par l’ensemble des salariés et des destinataires.
Qui doit rédiger le compte rendu ?
En principe, c’est le Secrétaire du Comité social et économique qui se charge de la réalisation du compte rendu de réunion du CSE, dans un délai fixé par le Code du travail. Il dispose de 15 jours pour faire parvenir le PV rédigé à l’employeur. Si une autre réunion doit avoir lieu entre temps, le procès-verbal doit être transmis avant cette séance. Ce délai peut toutefois être négocié à travers un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE. Dans le cadre d’une consultation ou en cas de redressement ou de liquidation judiciaire de l’entreprise, les délais sont respectivement de 3 jours et de 24 heures.
D’après les articles L. 2315-34 et D2315-27, le comité et l’employeur ont la possibilité de faire enregistrer et sténographier le contenu des réunions du CSE, et laisser à un professionnel confirmé le soin de procéder à la rédaction du PV. Il s’agit d’une solution judicieuse, car rédiger des procès-verbaux de CSE peut se révéler être un exercice complexe. En effet, l’objectif est de produire un document lisible et synthétique, tout en restant fidèle à la teneur des débats. Il est important de trouver cet équilibre, surtout si l’on veut garantir l’adoption du PV. Déléguer ce travail à des professionnels spécialistes de la rédaction de comptes rendus de réunions, capables de s’adapter à tous les sujets, facilitera grandement la tâche du Secrétaire.
Le recours à un prestataire permet donc d’alléger la charge de travail du Secrétaire et souvent de disposer d’un compte rendu de qualité. Dans ce cas, les frais relatifs à ces services sont à la charge du comité ou de l’employeur si la décision émane de ce dernier. L’employeur ne peut pas empêcher le comité de faire appel à une société extérieure pour la production du compte rendu, tout comme il ne peut pas s’opposer à l’enregistrement de la séance. En revanche, il a le droit de demander que certaines informations confidentielles ne figurent pas dans le PV.
Approbation et diffusion du PV de réunion de CSE
Le compte rendu de réunion CSE destiné à un usage interne peut immédiatement être affiché dans l’entreprise après sa rédaction. Mais s’il doit être diffusé auprès de différentes instances externes ou des divers partenaires de la société, il doit d’abord être soumis à l’aval des membres du CSE. L’approbation sera effectuée au cours d’une réunion, programmée ou régulière. Certaines entreprises optent pour la validation par courrier électronique pour accélérer la procédure.
La diffusion peut être réalisée après l’adoption. Les moyens utilisés sont définis dans le règlement du CSE. Les comptes rendus des réunions peuvent être diffusés sous format papier et placardés sur des panneaux d’affichage prévus à cet effet, mais une diffusion digitale est également possible. L’essentiel est qu’ils soient accessibles à tous les salariés.
Si, éventuellement, le secrétaire remarque des incohérences ou des lacunes avant la publication, il ne devra en aucun cas toucher au PV validé par les membres. Il en prendra note et informera ces derniers.
