PV de CSE et garanties RGPD : les questions à poser à votre prestataire de rédaction

On 30 août 2024

PV de CSE et garanties RGPD : les questions à poser à votre prestataire de rédaction. Lorsqu’il s’agit de sous-traiter la rédaction des PV de CSE, de nombreuses entreprises s’inquiètent de la question de la confidentialité et de la protection des données. Cela est bien normal, car les informations économiques et sociales sont très sensibles et ne sont pas destinées à sortir de la société. Que deviennent les enregistrements confiés aux prestataires ? Ceux-ci conservent-ils les PV ? Où sont hébergées les données ? Voici quelques-unes des interrogations récurrentes à ce sujet, et qu’il ne faut pas hésiter à soulever auprès des prestataires. Dans cet article, Compte-rendu.fr revient sur toutes les questions à poser aux agences de rédaction sur les PV de CSE et garanties RGPD.

QUE DEVIENNENT LES ENREGISTREMENTS CONFIÉS AUX PRESTATAIRES DE RÉDACTION DE PV DE CSE ?

Les sociétés de rédaction de PV de CSE ne sont pas censées conserver les enregistrements que leur transmettent leurs clients. Au contraire, elles doivent les détruire, préférablement une fois que le procès-verbal a été approuvé par le CSE. Cette même règle s’applique si un rédacteur a assisté à la séance en direct et a réalisé lui-même un enregistrement des débats. Certaines sociétés faisant appel à des indépendants sans contrat de travail ne peuvent garantir la destruction des enregistrements. Ce n’est pas le cas chez Compte-rendu.fr qui embauche des salariés en CDI.

Chez Compte-rendu.fr, les clients peuvent fixer eux-mêmes les délais de conservation des enregistrements. Par défaut, la destruction des audios intervient après l’approbation du PV de la réunion concernée.

Si vous restez frileux à l’idée de confier un enregistrement à un prestataire externe, certaines sociétés proposent également des prestations de rédaction sans enregistrement. Dans ce cadre, les rédacteurs assistent aux réunions et rédigent les procès-verbaux uniquement à partir de leurs notes. Compte-rendu.fr propose cette prestation haut de gamme, n’hésitez pas à nous contacter pour un devis de rédaction de PV de CSE sans enregistrement.

LES PRESTATAIRES CONSERVENT-ILS LES DOCUMENTS QU’ILS PRODUISENT ?

Là encore, la réponse doit être non. Un prestataire sérieux ne conservera pas les procès-verbaux sans limite de temps. De plus, il convient de limiter le nombre de copies du document à une seule, pour éviter tout risque de déperdition d’informations. En outre, chez Compte-rendu.fr, les clients peuvent fixer eux-mêmes les délais de conservation des procès-verbaux. Par défaut, ce délai de conservation des PV s’élève à un an.

LES RÉDACTEURS SONT-ILS SOUMIS À UNE CLAUSE DE CONFIDENTIALITÉ ?

Les rédacteurs doivent en effet répondre à une obligation de confidentialité. Ce point est crucial, étant donné l’importance des informations dont ils peuvent avoir connaissance. Cette obligation est exprimée dans l’article D 2315-27 du Code du travail : « Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique ». Les rédacteurs de Compte-rendu.fr voient notamment figurer dans leur contrat de travail une clause de discrétion. En outre, un prestataire privilégiant l’emploi de salariés en CDI représente une garantie supplémentaire de sécurité. Cela évite de confier les données sensibles des clients à des indépendants.

OÙ SONT HÉBERGÉES LES DONNÉES ?

Pour assurer la sécurité des données, il est recommandé de recourir à un prestataire utilisant un serveur hébergé en France. Compte-rendu.fr répond notamment à ce critère. Une autre garantie importante est le stockage des PV sur un serveur physique sécurisé sous clé. Une telle procédure permet de limiter les risques de fuite d’informations.

L’ESPACE CLIENT EST-IL SÉCURISÉ ?

En effet, lorsque vous déléguez la rédaction de vos PV de CSE à un prestataire, il est nécessaire que celui-ci mette à votre disposition un espace client sécurisé HTTPS. Cet espace client doit être accessible par un mot de passe personnel et confidentiel pour chaque client. Il doit aussi permettre un cryptage des données.

À travers votre espace client, vous déposerez les enregistrements de vos réunions, mais aussi d’éventuels documents complémentaires. Il vous faudra notamment fournir la convocation et l’ordre du jour de la réunion. Le cas échéant, vous pourrez également transmettre des déclarations lues en séance, ou encore des supports de présentation au prestataire. Il est important de fournir ces éléments, car ils sont utiles aux rédacteurs pour les aider à rédiger vos procès-verbaux. Ils peuvent néanmoins contenir des données sensibles et doivent donc transiter par les plateformes sûres, comme celle de Compte-rendu.fr.

QUELLES GARANTIES JURIDIQUES LES SOCIÉTÉS DE RÉDACTION DE PV DE CSE OFFRENT-ELLES ?

Outre la clause de discrétion des rédacteurs, il est important qu’une clause de confidentialité engage la responsabilité juridique de la société à laquelle vous ferez appel. Une telle clause permet d’encadrer la prestation. S’il le souhaite, le Secrétaire du CSE peut proposer un modèle de clause et le faire signer par la société de rédaction.

De plus, votre prestataire doit garantir que le traitement des données auxquelles il a accès dans le cadre de sa mission respecte le Règlement général de protection des données (RGPD, UE 2016/679). Compte-rendu.fr assure notamment à ses clients un traitement de données conforme à cette règlementation. Si vous envisagez de faire appel à nos services, n’hésitez pas à nous demander un devis !