Établi pour rendre compte des propos échangés pendant la réunion, le PV du CE revêt la forme d’un compte-rendu plus ou moins exhaustif. Ce document engage les participants et peut servir de preuve en cas de litiges. Sa rédaction relève de la responsabilité légale du secrétaire du comité d’entreprise, mais il est tout à fait possible de confier cette tâche à un prestataire externe.
Les différentes formes du procès-verbal du CE
Le PV du CE a une portée probatoire. Toutefois, il n’a aucune valeur juridique jusqu’à ce qu’il soit adopté. Il convient de ce fait de le rédiger avec le plus grand soin et de le soumettre pour approbation par l’instance lors de la réunion suivante.
Le procès-verbal peut revêtir différentes formes :
- Le compte rendu complet : Il s’agit d’une transcription fidèle des propos échangés pendant la séance. Les interventions sont retranscrites dans l’ordre chronologique. Et pour assurer le respect des conventions de l’écrit et ne pas gêner la compréhension du texte, on corrige les erreurs de syntaxe.
- Le compte rendu optimisé : Cette forme est la plus adoptée dans la pratique, car elle offre plus de clarté. Le PV est alors un résumé des débats et échanges, et l’accent est mis sur la cohérence, la logique et la structuration du texte et des idées. Comme pour le compte rendu complet, la retranscription des interventions se fait dans l’ordre chronologique.
- La synthèse détaillée : Permettant une lecture rapide du procès-verbal, celle-ci fournit néanmoins un rapport complet de la réunion. Les propos secondaires sont ainsi supprimés pour se focaliser sur les points principaux de la réunion en utilisant un vocabulaire précis.
- La synthèse concise : Cette forme restitue uniquement le cœur des débats. Pour cela, les éléments clés des échanges sont sélectionnés et les propos sont restructurés afin de permettre une lecture rapide du document.
- Le format in extenso : il s’agit d’une retranscription mot à mot des propos. Le PV inclut à cet effet les hésitations, les phrases inachevées, les répétitions et les syntaxes imparfaites.
Dans tous les cas, il est possible de mettre en exergue les décisions, les engagements et les points qui appellent des actions.
Dans la perspective d’une diffusion du PV CE aux salariés de l’entreprise, il est préférable de prévoir une synthèse, car elle sera plus facile et rapide à lire.
Les informations obligatoires qui doivent figurer dans un procès-verbal du CE
Outre le résumé des débats sur tous les points énoncés dans l’ordre du jour, le PV du CE doit indiquer :
- La date, le lieu et l’heure de la réunion ;
- L’ordre du jour ;
- La liste des participants présents ;
- Les résultats des votes tenus en séance ;
- Les décisions adoptées par l’instance ;
- Les informations de l’employeur.
Afin de garantir le respect du délai imposé par la loi et la qualité du PV, étant donné que le CE sera est en cours de remplacement par le CSE (Comité social et économique), il est conseillé de confier la rédaction à un prestataire extérieur reconnu pour son sérieux comme COMPTE-RENDU.FR.