La prise de notes en réunion de CSE : 5 astuces de pros

On 25 août 2020

La prise de notes en réunion de CSE : cinq astuces pour de bons PV. Découvrez les cinq clés de la prise de notes conseillées par les rédacteurs de Compte-rendu.fr. Pour éviter que la rédaction du compte rendu ne devienne un casse-tête pour les Secrétaires, profitez de nos conseils. Ils viennent d’experts spécialisés en PV de CSE, CSSCT et CSEC !

ASTUCE N°1 : CHOISIR LE FORMAT LE PLUS ADAPTÉ AU PV DE CSE

La sténotypie, la sténographie ou la dactylographie ne s’improvisent pas. En d’autres termes, la prise de notes en réunion de CSE est un métier. En effet, il est très difficile de prendre en notes l’intégralité des échanges. Par ailleurs, un compte rendu mot à mot est difficile à lire pour les salariés. Aussi, beaucoup d’IRP préfèrent recourir à des comptes rendus optimisés ou des comptes rendus synthétiques. Ce sont des résumés plus ou moins détaillés des débats. Plus faciles à écrire et à lire, ces PV résumés des réunions de CSE sont proposés par la société Compte-rendu.fr.

Il faut savoir que le Code du travail n’impose aucun format de PV de CSE. Il spécifie simplement que ce document doit contenir un résumé des débats et des décisions prises. Ainsi, libre au Secrétaire de choisir le format qui lui convient. Un PV synthétique contenant simplement les informations principales est généralement plus lisible et digeste. Les procès-verbaux de CSE étant des outils de communication auprès du personnel de l’entreprise, ce point ne doit pas être négligé. Néanmoins, un compte rendu optimisé retranscrit les échanges de façon plus exacte. Ce format est également intéressant, car certains détails peuvent avoir leur importance, notamment lorsque des sujets sensibles sont discutés en réunion.

Dans tous les cas, le format choisi affectera votre méthode de prise de notes. Pour un PV synthétique, il est conseillé de se concentrer sur les éléments principaux soulevés pendant les débats et de les retranscrire de façon très concise, sous forme de mots ou de phrases-clés. En cas de format détaillé, il peut être utile d’essayer d’écrire des phrases déjà rédigées, afin de gagner du temps sur la rédaction.

Pour en savoir plus sur les différents formats possibles, cliquez ici.

ASTUCE N°2 : DEMANDER LES DOCUMENTS EN AMONT DE RÉUNION DE CSE

Que ce soit pour les CSE, les CSSCT ou les CSEC, la Direction et les organisations syndicales doivent préparer la réunion. Souvent, elles s’appuient sur des déclarations ou des présentations. Demandez à ce qu’on vous les envoie par mail. Vous gagnerez du temps lors de la prise de notes en réunion de CSE et donc lors de la rédaction du PV du CSE ! Par exemple, intégrer les présentations PowerPoint aux PV d’IRP vous permet de ne noter que les commentaires apportés en séance.

ASTUCE N°3 : L’ENREGISTREMENT DES RÉUNIONS : L’ASSURANCE TOUT-RISQUE

La loi autorise l’enregistrement des débats, autant en profiter ! En effet, l’enregistrement des réunions de CSE permet au Secrétaire de participer aux débats sans s’inquiéter de rater la retranscription et la prise de notes. Ainsi, en cas de doute, il pourra réécouter l’enregistrement pour écrire le procès-verbal.

Nous précisons tout de même que l’enregistrement de la réunion doit avoir lieu avec l’autorisation des participants. Il est aussi préférable de disposer d’un bon matériel d’enregistrement, et de s’assurer que les intervenants restent disciplinés dans leurs prises de parole afin de faciliter la transcription et d’obtenir un compte rendu fidèle des échanges.

ASTUCE N°4 : LA PRISE DE NOTES EN RÉUNION DE CSE SUR ORDINATEUR : UN GAIN DE TEMPS

La prise de notes manuscrite est fatigante. Par ailleurs, elle nécessite ensuite une retranscription. A l’inverse, la prise de notes sur ordinateur directement en séance de CSE permet de gagner du temps sur la rédaction du PV. Ainsi, le rédacteur du compte rendu peut déjà avancer sur la mise en page en intégrant directement ses notes sous les différents points de l’ordre du jour. De plus, certains outils, comme Microsoft Word, possèdent des fonctionnalités permettant d’accélérer la prise de notes, notamment le presse-papier ou les corrections automatiques. Globalement, la prise de notes sur PC portable permet de noter rapidement les idées principales de chaque intervenant.

ASTUCE N°5 : LE RECOURS À UN PRESTATAIRE, LA GARANTIE D’UNE RÉDACTION TOUT CONFORT

Les meilleures agences de rédaction de compte rendu vous livrent un PV clés en main, réalisé par des rédacteurs professionnels en CDI spécialement formés pour vous. C’est le cas de la société Compte-rendu.fr. Spécialisée en PV de CSE, Compte-rendu.fr rédige des PV de qualité dans des délais réduits pour plus de 600 Comités. En faisant appel à ce prestataire, vous pourrez convier un rédacteur à votre réunion afin qu’il prenne des notes à votre place, avant de rédiger le procès-verbal. Le rédacteur pourra assister à la réunion en personne ou à distance. Il est également possible d’envoyer un enregistrement au prestataire, à partir duquel il pourra produire votre PV. Entre autres avantages, cette solution permet au Secrétaire de se concentrer sur les débats pendant la réunion et ne plus s’inquiéter de l’exactitude de ses notes. Ainsi, il peut rendre un PV irréprochable dans les délais impartis par la loi. Alors, n’hésitez plus, demandez un devis !