Déléguer ses PV de CSE : les bonnes pratiques à connaitre

On 2 janvier 2025

Déléguer ses PV de CSE : les bonnes pratiques à connaitre. Si vous êtes Secrétaire de CSE, vous savez que la rédaction des PV de réunion est une tâche extrêmement chronophage. Dans ce cas, la solution est toute trouvée : faites appel à un prestataire spécialisé ! Cette option vous fera gagner un temps précieux, car le but de votre prestataire sera de vous livrer un PV prêt à être approuvé.

Cette solution peut néanmoins générer quelques questions pratiques : le prestataire comprendra-t-il les enjeux évoqués en séance ? Comment saura-t-il qui parle ? Rassurez-vous : chez Compte-rendu.fr, nos rédacteurs sont rompus à l’exercice des PV de CSE et connaissent les enjeux du dialogue social sur le bout des doigts ! Il existe également quelques bonnes pratiques simples qui lui permettront de comprendre immédiatement les échanges et de rédiger un document conforme à vos attentes, que vous n’aurez pas besoin de reprendre à la relecture. Dans cet article, nous vous proposons donc quelques conseils à mettre en œuvre afin de garantir une qualité maximum pour vos PV rédigés par un prestataire.

S’ASSURER DE FOURNIR UN ENREGISTREMENT EXPLOITABLE

La rédaction de procès-verbaux sur enregistrement par un prestataire est une solution extrêmement pratique, de par sa simplicité et son coût moindre. Elle repose néanmoins sur un enregistrement exploitable. Il existe plusieurs solutions pour s’en assurer.

Tout d’abord, si vous en avez besoin, les meilleurs prestataires vous fourniront gratuitement un enregistreur de bonne qualité pour garder une trace de vos réunions. C’est le cas de Compte-rendu.fr. Cet outil vous garantira de capter le son de façon optimale. Pendant la séance, il est préférable de placer l’appareil au milieu de la pièce, afin d’entendre tous les participants. Idéalement, les participants doivent également parler chacun leur tour pour s’assurer d’être bien audibles, et éviter le plus possible les bruits parasites, surtout si la réunion se tient dans une pièce avec de l’écho.

Si vous enregistrez la séance par vos propres moyens, il peut être tentant de procéder à l’enregistrement grâce au micro de votre ordinateur. Nous préconisons cependant de n’utiliser cette option que si les participants sont peu nombreux. En effet, les micros des ordinateurs peuvent être limités et ne capteront pas forcément bien les propos des intervenants les plus éloignés. À noter que ce souci peut également se poser si votre rédacteur assiste à la séance en distanciel. L’avantage de cette configuration est néanmoins qu’il pourra vous signaler directement les éventuels problèmes de son qu’il rencontre.

Retrouvez ici plus de conseils pour réaliser de bons enregistrements de vos réunions, notamment sur le choix de matériel !

EN CAS DE PV NOMINATIF : IDENTIFIER LES PARTICIPANTS

L’une des difficultés principales que peuvent rencontrer les prestataires de rédaction de PV de CSE est l’identification des participants dans les PV de CSE nominatifs. Et rien de plus agaçant, pour le Secrétaire, que de devoir retrouver à la relecture les noms des intervenants que le rédacteur n’aura pas pu identifier ! Voici les deux solutions les plus simples pour éviter cette perte de temps :

Le Secrétaire distribue la parole en nommant à chaque fois le participant qui intervient ;
Chacun se nomme avant d’intervenir.

Bien sûr, ces pratiques nécessitent une certaine discipline et il peut être difficile d’y penser à chaque fois. Néanmoins, elles permettront un sérieux gain de temps au Secrétaire et éviteront toute confusion entre deux interlocuteurs.

À noter qu’un rédacteur assistant en présentiel à une réunion aura beaucoup plus de facilités à identifier les intervenants. En effet, il pourra alors réaliser un plan de table. Une autre option consiste à placer des chevalets devant chaque participant.

NE PAS HÉSITER À FOURNIR DES DOCUMENTS COMPLÉMENTAIRES

Il peut être très utile de fournir certaines informations à votre prestataire, afin de lui permettre de rédiger un PV de qualité. Les prestataires, comme Compte-rendu.fr, disposent en effet de plateformes sécurisées qui vous permettront de leur transmettre vos informations de façon tout à fait sûre. Les documents les plus importants sont notamment l’ordre du jour, grâce auquel le rédacteur pourra suivre les échanges, et la liste de présence, qui doit impérativement figurer sur le procès-verbal.

Il est également judicieux de transmettre au rédacteur les déclarations et les avis du CSE. En effet, ces textes doivent figurer intégralement dans le PV de CSE. Si le rédacteur n’en dispose pas, il devra alors les retranscrire en mot-à-mot, ce qui peut retarder la livraison du PV, notamment si la déclaration est longue.

Enfin, les supports de présentation partagés en séance peuvent être d’une grande aide au rédacteur. Ils lui permettront par exemple de contextualiser certaines informations, et donc de les retranscrire de façon plus claire. Ces documents sont également très utiles si l’entreprise utilise un vocabulaire particulier avec lequel le rédacteur n’est pas familier. Il sera alors plus susceptible d’écrire correctement les termes spécifiques à la société.

Grâce à ces éléments, votre rédacteur disposera de tous les outils nécessaires pour rédiger rapidement un PV sur mesure et prêt à l’approbation ! N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !