Tout comme les réunions du CE, celles du Comité social et économique (CSE) doivent faire l’objet d’un PV, retranscrivant les débats menés au cours de la séance, et établi sous un certain délai. La rédaction de ce compte rendu incombe au Secrétaire de cette entité et il peut se faire aider dans cette tâche. Pour cela, le comité fait appel à un prestataire externe, lequel s’engage à respecter le délai de 15 jours fixé par l’article D.2325-26 du Code du travail, ou le délai négocié entre l’employeur et le comité.
Rédaction et remise du PV de CSE : délai négociable par accord
Le délai de 15 jours calendaires indiqué par décret pour la rédaction du PV des réunions du CSE n’est pas une obligation. En effet, c’est l’accord d’entreprise conclu entre l’employeur et les membres élus du comité qui définit le délai de production de même que la forme de ce document. Cet accord doit avoir été voté par la majorité des titulaires du CSE. Dans ce cadre, le délai peut être raccourci, mais également rallongé. Il semble néanmoins préférable de produire les comptes rendus dans des délais relativement brefs, notamment lorsqu’ils ont vocation à être approuvés, puis diffusés auprès du personnel. Les PV constituent, entre autres, un outil de communication, donc une diffusion tardive signifierait que les salariés reçoivent les informations de façon décalée.
À défaut d’accord, le secrétaire du comité dispose de 15 jours après la réunion pour rédiger le PV en fonctionnement normal. Le décret précise toutefois que, si la réunion suivante est prévue dans ce délai de quinze jours, le procès-verbal doit être produit et transmis avant cette nouvelle séance.
Délais particuliers
Certains cas particuliers font néanmoins l’objet de délais spécifiques raccourcis. En effet, le délai d’établissement du compte rendu est réduit à 3 jours si l’entreprise compte mettre en place un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE). De plus, ce PV doit obligatoirement être transmis à la DDETSPP (anciennement DIRECCTE). Dans le cadre d’une liquidation judiciaire ou d’un redressement, le délai de production du procès-verbal est de 1 jour. De la même façon, le PV doit être transmis à la DDETSPP. Enfin, dans le cas d’un licenciement de salarié protégé, le procès-verbal faisant état du résultat du vote des élus doit être adressé à l’Inspection du travail sous 15 jours, avec la demande de licenciement. En cas de mise à pied, ce délai s’élève à 48 heures. Il est à noter que ces procès-verbaux revêtent une forte valeur juridique.
Dans tous les cas de figure, si le dernier jour tombe un week-end ou un jour férié, ces délais sont différés d’un jour.
Concernant la forme, le PV doit contenir au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Comment s’assurer de tenir les délais ?
Les délais de production des comptes rendus de CSE peuvent être complexes à tenir, surtout dans les cas particuliers cités ci-dessus. Il existe néanmoins plusieurs solutions pour s’assurer de les respecter.
La première consiste à privilégier les PV synthétiques qui ne reprennent que les propos essentiels de la Direction et des élus, ainsi que les décisions votées pendant les séances. La production d’un compte rendu exhaustif est extrêmement chronophage et n’est pas toujours utile. Dans la plupart des cas, une synthèse des échanges suffit largement pour rapporter la teneur des séances du CSE, notamment dans le cadre d’une diffusion auprès des salariés. Des procès-verbaux trop détaillés et denses courraient le risque de ne pas être lus par le personnel.
L’établissement d’un extrait de PV représente également une solution tout à fait recevable, notamment lorsque le PV doit être adressé à la DDETSPP ou à l’Inspection du travail. En effet, ces structures n’ont pas besoin de recevoir un PV présentant l’ordre du jour complet, mais simplement de connaitre les décisions prises concernant les points les intéressant. Le contenu de l’extrait de PV se limite donc à ces points, sans retranscrire le reste de l’ordre du jour. De même, il est possible de reprendre tous les échanges concernant ces points, mais également de les synthétiser, en retranscrivant uniquement les idées principales. Il est toutefois indispensable de faire figurer le résultat du vote ayant eu lieu dans le cadre de la consultation des élus.
Enfin, le Code du travail autorise le Secrétaire de l’instance à avoir recours à un prestataire spécialisé dans la transcription de réunions de CSE. En plus de représenter un gain de temps pour lui, cette solution lui assure l’établissement de PV de qualité et produits dans les plus brefs délais par des professionnels qui apporteront un regard neutre sur les débats. Les prestataires sont capables de s’adapter aux besoins des CSE en leur fournissant une prestation à la carte, et livrent des PV bien rédigés, le tout dans les délais requis.